Titolare del trattamento: la struttura educativa che sottoscrive il servizio Buppi Loop, identificata dalla ragione sociale, dalla partita IVA, dalla sede legale e dal legale rappresentante indicati in fase di registrazione (di seguito il «Titolare»).
Il presente accordo è accettato dal Titolare in fase di registrazione, insieme ai Termini e Condizioni di cui costituisce parte integrante. Dell'accettazione restano registrati il nominativo di chi accetta, la data, la versione del documento e l'indirizzo IP di provenienza. Copia del documento è sempre scaricabile dall'applicazione, in Impostazioni → Conformità.
Il Responsabile tratta dati personali per conto del Titolare al solo fine di fornire il servizio Buppi Loop: gestione delle presenze, del diario giornaliero, delle foto e dei video, delle comunicazioni con le famiglie e fra il personale, della bacheca, del calendario, dei colloqui, delle osservazioni educative, dei moduli, della cucina e dei registri HACCP, del personale e dei turni, della registrazione di rette e pagamenti, e degli strumenti di conformità.
Le operazioni comprendono raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, estrazione, comunicazione ai soggetti autorizzati dal Titolare, cancellazione e distruzione.
Il trattamento ha la durata del contratto di servizio, e si conclude con le operazioni previste dall'art. 12.
| Interessati | Dati trattati |
|---|---|
| Bambini iscritti (minori) | Anagrafici (nome, cognome, data di nascita, codice fiscale), sezione, orario,
presenze ed entrate/uscite, diario giornaliero (pasti, sonno, igiene, attività,
umore), fotografie e video, osservazioni educative, documenti caricati dalla
struttura. Categorie particolari (art. 9): allergie, intolleranze, diete, terapie e note sanitarie inserite dalla struttura, ove previste dalle proprie procedure. |
| Genitori, familiari e delegati al ritiro | Nome e cognome, relazione con il bambino, email, telefono, documento indicato al ritiro, comunicazioni scambiate con la struttura, dati relativi a rette e pagamenti registrati dalla struttura. |
| Personale della struttura | Nome e cognome, ruolo, contatti, codice fiscale, timbrature, turni, ferie e
assenze, documenti caricati dalla struttura (es. buste paga). Categorie particolari (art. 9): causali di assenza riferibili allo stato di salute (malattia propria o del figlio, permessi ex L. 104/1992). |
Il Titolare decide quali dati inserire ed è tenuto a limitarsi a quanto pertinente e non eccedente rispetto alle finalità educative e organizzative della struttura.
Il Responsabile tratta i dati esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del Titolare. Costituiscono istruzioni documentate: il presente accordo, i Termini e Condizioni, le impostazioni e le operazioni compiute dal Titolare nell'applicazione, e le eventuali istruzioni ulteriori comunicate per iscritto.
Il Responsabile informa immediatamente il Titolare qualora ritenga che un'istruzione violi il GDPR o altre disposizioni in materia di protezione dei dati.
Il Responsabile non utilizza i dati per finalità proprie, non li cede a terzi, non li impiega per attività di marketing e non li utilizza per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.
Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza. L'accesso ai dati del Titolare da parte del personale del Responsabile è limitato ai casi strettamente necessari all'assistenza, alla manutenzione e alla sicurezza, ed è tracciato.
Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato B, che costituisce parte integrante del presente accordo, e si impegna a mantenerle adeguate nel tempo. Le modifiche non riducono il livello di protezione.
Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell'Allegato A, nominati con contratti che impongono obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli del presente accordo.
Il Responsabile comunica al Titolare, con almeno 30 giorni di preavviso, ogni intenzione di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Entro tale termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati; in mancanza di accordo, il Titolare può recedere dal contratto senza penali, con diritto al rimborso della quota di corrispettivo non goduta.
Il Responsabile risponde dell'operato dei sub-responsabili come del proprio.
Il Responsabile assiste il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22). L'applicazione consente autonomamente al Titolare di consultare, rettificare, esportare in formati aperti e cancellare i dati.
Se una richiesta perviene direttamente al Responsabile, questi non vi dà seguito e la trasmette al Titolare senza ingiustificato ritardo, informandone il richiedente.
Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dall'aver preso conoscenza di una violazione dei dati personali, fornendo le informazioni di cui all'art. 33.3 in suo possesso: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolte, conseguenze probabili, misure adottate o proposte. La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati restano obblighi del Titolare.
Il Responsabile assiste il Titolare nell'esecuzione delle valutazioni d'impatto (art. 35) e nelle eventuali consultazioni preventive (art. 36), fornendo le informazioni tecniche necessarie. L'applicazione mette a disposizione un modello di DPIA, che il Titolare deve verificare e integrare rispetto alla propria organizzazione: è uno strumento di supporto, non una valutazione già compiuta.
I dati sono conservati su infrastruttura situata nell'Unione Europea (Irlanda). Alcuni sub-responsabili sono società con sede negli Stati Uniti che possono accedere ai dati per finalità di assistenza e manutenzione: in tali casi il trasferimento è regolato dalle Clausole Contrattuali Standard di cui alla Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 e, ove applicabile, dall'adesione del fornitore al EU-U.S. Data Privacy Framework, con le misure supplementari indicate nell'Allegato A.
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell'art. 28 e consente audit, anche tramite un soggetto incaricato dal Titolare, con preavviso di almeno 30 giorni, in orario lavorativo, al massimo una volta l'anno — salvo che a seguito di una violazione dei dati o di una richiesta dell'autorità di controllo. Il Responsabile può assolvere l'obbligo mettendo a disposizione le certificazioni e i rapporti di audit dei propri fornitori di infrastruttura.
Alla cessazione del contratto il Titolare sceglie, entro 30 giorni, fra la restituzione dei dati in formato aperto e la loro cancellazione.
In assenza di indicazioni, il Responsabile conserva i dati in sola lettura per 12 mesi, esclusivamente per consentirne il recupero da parte del Titolare, e trascorso tale termine — previo preavviso scritto di almeno 30 giorni — procede alla cancellazione, salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge (documenti fiscali e contabili). Le copie di sicurezza vengono sovrascritte secondo il ciclo ordinario di rotazione, entro 30 giorni.
Il Responsabile tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto dei Titolari, ai sensi dell'art. 30.2 GDPR, e lo mette a disposizione del Titolare o dell'autorità di controllo su richiesta.
Ciascuna parte risponde per la propria quota di responsabilità ai sensi dell'art. 82 GDPR. Le limitazioni di responsabilità previste dai Termini e Condizioni si applicano anche al presente accordo, nei limiti consentiti dalla legge e fatto salvo quanto imperativamente stabilito dal GDPR.
Le modifiche al presente accordo seguono la procedura prevista per i Termini e Condizioni, con preavviso di almeno 30 giorni. L'accordo è regolato dalla legge italiana e dal GDPR.
| Fornitore | Cosa fa | Dove stanno i dati | Extra UE |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. Stati Uniti |
Banca dati, autenticazione, archivio dei file (foto, video, documenti) | Infrastruttura Amazon Web Services — regione eu-west-1, Irlanda | Possibile accesso da parte del personale di assistenza. Clausole Contrattuali Standard. |
| Netlify Inc. Stati Uniti |
Distribuzione dell'applicazione (il programma che si apre nel browser) | Rete di distribuzione globale | Transitano richieste tecniche e indirizzi IP. Non transitano i dati di bambini e famiglie, che viaggiano direttamente fra il browser e la banca dati. Clausole Contrattuali Standard. |
| Stripe Payments Europe Ltd. Irlanda |
Incasso dei corrispettivi dell'abbonamento | Unione Europea | Tratta esclusivamente i dati di fatturazione e pagamento del Titolare.
Nessun dato di bambini o famiglie. |
| Fornitore di posta transazionale |
Invio delle email di sistema: inviti alle famiglie e al personale, conferma dell'indirizzo, recupero password | da definire | Riga da compilare prima della pubblicazione. Vedi il riquadro in cima al documento. |